jira portfolio tutorial
JIRA Portfolio, ein Plugin für agiles Projektportfoliomanagement.
In diesem ausgezeichnete JIRA-Serie haben wir gelernt, wie man es benutzt JIRA effektiv für die Verwaltung agiler Projekte in unserem vorherigen Tutorial.
Portfolio für JIRA ist die neueste Version des Agile Project Portfolio Management-Plug-Ins von Atlassian für JIRA. Ziel ist es, die Verwaltung eines Portfolios von JIRA-Projekten zu erleichtern.
Es bietet eine ständig aktualisierte Echtzeitansicht des Fortschritts über mehrere Teams und Projekte innerhalb eines Unternehmens hinweg, sodass Manager eine minutengenaue Ansicht darüber erhalten, ob die Arbeit auf dem richtigen Weg ist, um die Veröffentlichungstermine einzuhalten.
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Es bietet auch eine Sandbox-Umgebung, mit der die Auswirkungen von Änderungen innerhalb eines Projekts auf die Release-Zeitpläne bewertet werden können, ohne diese Änderungen tatsächlich an den referenzierten Projekten vorzunehmen.
In diesem Tutorial werde ich Sie durch den Hintergrund von Portfolio for JIRA führen und unter anderem erläutern, wie Portfolio Ressourcen zuweist, die Teamverfügbarkeit nutzt und die vier Schritte, die Sie zum Erstellen eines Portfolio-Plans ausführen müssen.
Was du lernen wirst:
- Portfolio für JIRA-Hintergrund
- Portfoliopläne erstellen
- Eine einzige Quelle der Wahrheit
- Literatur-Empfehlungen
Portfolio für JIRA-Hintergrund
Die erste Version von JIRA Portfolio, die bereits im Mai 2014 auf dem Atlassian Marketplace (Atlassians Version eines Appstores für ihre Anwendungen) verfügbar war, bot den Benutzern einen Plan, der die Sichtbarkeit einer großen Anzahl von Projekten und Teams innerhalb von JIRA ermöglichte - ein „Portfolio“ planen'. Auf diese Weise konnten Manager die Arbeit über mehrere Projekte hinweg planen und die Arbeit so zuweisen, dass die Zeitpläne eingehalten und die Veröffentlichungstermine eingehalten wurden.
Während die Schlüsselkonzepte vorhanden waren, musste die Synchronisation zwischen den Portfolioplänen und den JIRA-Projekten, aus denen sie erstellt wurden, manuell beibehalten werden, was es sehr schwierig machte, die Portfoliopläne auf dem neuesten Stand zu halten. Dies bedeutete, dass Portfolio-Pläne sehr schnell nicht mehr mit den von ihnen vertretenen Projekten synchronisiert waren und die Portfolio-Pläne keine realistische Sicht mehr auf den Fortschritt von Projekten und Teams lieferten.
Die neueste Version wurde speziell für die Integration in JIRA Software entwickelt, sodass ein Portfolio-Plan immer den tatsächlichen Status der Projekte widerspiegelt, die er darstellt. Die Daten werden aus einem ausgewählten Bereich von JIRA-Problemen gesammelt, die je nach Bedarf auf Projekten, Boards oder Filtern basieren können.
Diese Daten werden kontinuierlich in den Portfolio-Plan eingespeist, damit sie immer über die neuesten Änderungen des Geltungsbereichs informiert sind. Dies umfasst Daten wie Zeitschätzungen für JIRA-Probleme, Abhängigkeiten zwischen Problemen und wann Teams verfügbar sind, um an bestimmten Problemen zu arbeiten.
Abbildung 1: In der Ansicht 'Zeitplan' für einen Portfolio-Plan werden die Zeitpläne für mehrere Projekte angezeigt, wobei JIRA-Probleme diesem Zeitplan zugeordnet werden.
Portfolio weist Ressourcen mithilfe eines eindeutigen Planungsalgorithmus zu, der alle vom Benutzer festgelegten Prioritäten und Fristen für Bereichselemente berücksichtigt.
Werte für verschiedene Eigenschaften, die mit JIRA-Problemen verbunden sind, können auf einen definierten Wert festgelegt werden, der vom Algorithmus nicht geändert wird, oder auf 'Berechnen' festgelegt werden, sodass der Planungsalgorithmus den Wert des Parameters ändern kann, um die angegebene Release-Zeitachse einzuhalten.
Die Releases selbst verfügen ebenfalls über diese Flexibilität, sodass Portfolio ein Release-Datum basierend auf dem Zeitpunkt des Abschlusses des ausgewählten Arbeitsumfangs berechnen kann, anstatt ein striktes Release-Datum festzulegen, das eingehalten werden muss.
Beachten Sie, dass, wenn der Planungsalgorithmus eine Änderung an einem JIRA-Projekt vorschlägt, die Änderung von einem Portfolio-Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen bestätigt („festgeschrieben“) werden muss. Änderungen an zugrunde liegenden JIRA-Projekten können nicht unkontrolliert vorgenommen werden.
Figur 2: Änderungen an den zugrunde liegenden JIRA-Projekten und -Problemen werden nur vorgenommen, wenn sie an JIRA zurückgegeben werden, wodurch verhindert wird, dass Änderungen auf unkontrollierte Weise vorgenommen werden.
Änderungen an Problemen können vom Benutzer auch innerhalb des Portfolio-Plans vorgenommen werden. Es ist jedoch ein spezifisches „Commit“ dieser Änderungen auf Portfolio-Ebene erforderlich, damit sie an JIRA weitergeleitet werden. Dies verhindert, dass Projektmanager vor Ort sehen, dass ihre Projekte auf mysteriöse Weise aktualisiert werden, ohne dass Benutzer auf Portfolioebene die Möglichkeit haben, sie auf dem Laufenden zu halten.
Darüber hinaus kann Portfolio for JIRA 2.0 als Sandbox-Umgebung fungieren, in der Änderungen an Problemen auf Portfolioebene vorgenommen und deren Auswirkungen auf Veröffentlichungszeitpläne usw. bewertet werden können, bevor die Änderungen an alle an den Projekten Beteiligten weitergegeben werden. Mit anderen Worten, es ermöglicht das Ausführen von „Was wäre wenn“ -Szenarien.
Portfoliopläne erstellen
Das Erstellen eines Portfolio-Plans ist einfach und besteht aus nur vier Schritten.
Zunächst wird der Bereich definiert, indem die Projekte, Teams oder Filter ausgewählt werden, die zum Sammeln von Problemen verwendet werden sollen, aus denen der Bereich definiert wird. An dieser Stelle können mehrere Optionen verwendet werden. Mit diesen Optionen verknüpfte Releases werden dann ausgewählt, um zu definieren, welche Releases in den Plan aufgenommen werden.
Als nächstes werden die Teams ausgewählt, die in den Plan aufgenommen werden sollen, und für jedes Projekt wird ein Standardteam erstellt.
Schließlich werden die Probleme im Zusammenhang mit den ausgewählten Versionen aufgelistet, sodass der Benutzer auswählen kann, welche Probleme er in den Umfang des Plans aufnehmen möchte. Sobald dies abgeschlossen ist, erstellt Portfolio mithilfe seines Planungsalgorithmus einen Portfolioplan, der auf Daten basiert, die sich auf die ausgewählten Probleme beziehen.
Der Portfolio-Plan wird mit einer Zeitplanansicht mit drei Registerkarten angezeigt, die die Daten darstellen, mit denen er erstellt wurde. Umfang, Teams und Releases.
Der Zeitplan kann dauerhaft auf allen drei Registerkarten oder separat als Bericht auf einer eigenen Seite angezeigt werden. Änderungen auf einer der drei Registerkarten können in der Zeitplanansicht angezeigt und bewertet werden, bevor sie an JIRA übergeben werden.
Es wird eine Zeitleiste mit Problemen angezeigt, die im Laufe der Zeit auftreten. Ein einfaches Farbcodierungsdesign zeigt an, ob eine Veröffentlichung auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Die Linie ist grün, wenn sie auf dem richtigen Weg ist, und rot, wenn das Veröffentlichungsdatum nicht eingehalten wird.
Die spezifischen Daten für das Veröffentlichungsdatum und das Abschlussdatum werden auf der Zeitachse angezeigt, sodass Benutzer sehen können, wo Lücken liegen und wie groß die Lücke zwischen Fertigstellung und Veröffentlichung ist. Diese Ansicht kann auf verschiedene Arten konfiguriert werden, um eine Aufschlüsselung von Projekten, Teams oder Benutzern sowie eine Reihe anderer nützlicher Ansichten anzuzeigen.
Derzeit gibt es in der Zeitplanansicht keinen eindeutigen Hinweis darauf, wo das auf dem Umfang basierende Veröffentlichungsdatum nahe am erwarteten Veröffentlichungsdatum liegt.
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Portfolio for JIRA kann nicht nur sehen, wie die Arbeit im Laufe der Zeit innerhalb von Projekten geplant ist, sondern präsentiert diese Informationen auch in einer Kapazitätsansicht für die Teams, denen die Arbeit zugewiesen wurde.
Diese Ansicht zeigt die verfügbare Kapazität aller im Portfolio-Plan enthaltenen Teams und zeigt die Anzahl der Stunden, die diese Teams ihnen in einer bestimmten Woche oder einem bestimmten Sprint zugewiesen haben, abhängig von der verwendeten Agile-Methode sowie die Auslastung von diese Teams und wo verfügbare Kapazität und mögliche Engpässe liegen können.
Figur 3: In der Ansicht 'Kapazität' für einen Portfolio-Plan wird die Zuordnung der Arbeit zu den Teams im gesamten Plan angezeigt. Durch Hervorheben bestimmter Sprints oder Wochen werden die Statistiken zur Teamauslastung angezeigt, einschließlich Engpässen und freier Kapazität.
Portfolio for JIRA nutzt die Teamverfügbarkeit und die Fähigkeiten der Mitglieder dieser Teams, um den Release-Zeitplan weiter zu verfeinern. Wenn Teams eingerichtet werden, können Benutzer innerhalb von JIRA hinzugefügt und bestimmte Fähigkeiten zugewiesen werden, je nachdem, welche Rolle sie spielen.
Beispielsweise,Einem Entwicklerteam könnten Fähigkeiten zugewiesen werden, die auf den Kenntnissen basieren, die sie in verschiedenen Programmiersprachen besitzen. Das Portfolio verwendet dies, um Aufgaben nicht nur Teams, sondern auch bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um diese Aufgaben zu erledigen. Diese Fähigkeiten werden von Portfolio verwendet, um zu definieren, wo Engpässe bestehen können, und um zu klären, wo zusätzliche Ressourcen erforderlich sein können, um die Veröffentlichungstermine einzuhalten. Es ist jedoch nicht immer klar, wie bedeutend die Engpässe sein können.
Die in einem Plan erstellten Teams können auch mithilfe von 'Freigegebene Teams' mit anderen Plänen geteilt werden. Dies spart Zeit beim Erstellen von Plänen, indem Informationen zu diesen Teams wie die zuvor besprochenen Fähigkeiten eingegeben werden.
Das Portfolio ermöglicht es Teams, die an demselben Projekt arbeiten, mit unterschiedlichen Methoden zu arbeiten, und unterteilt den Zeitplan entsprechend. Ein Team, das Scrum verwendet, sieht Aufgaben, die Sprints zugewiesen sind, während ein Team, das Kanban verwendet, Aufgaben sieht, die basierend auf Prioritäts- und Zeitschätzungen zugewiesen wurden.
In der Ansicht 'Zeitplan' kann dies dann auf verschiedene Arten gefiltert werden, wobei ein sehr ähnliches Filterwerkzeug verwendet wird, das in JIRA für den Issue Navigator verwendet wird.
Figur 4: Teams können mit Fähigkeiten erstellt werden, die für bestimmte Teammitglieder festgelegt wurden, sodass der Planungsalgorithmus Aufgaben speziell Benutzern zuweisen kann, die über die Fähigkeiten verfügen, diese Aufgabe auszuführen.
Wenn mehrere Projekte in einer einzigen Portfolio-Planansicht angezeigt werden, können Benutzer Abhängigkeiten zwischen Projekten definieren, unabhängig davon, ob sie in den Teams sind, die diese Projekte verwenden, oder Anforderungen für bestimmte Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können.
Portfolio für JIRA bringt Abhängigkeiten ein, die bereits in JIRA vorhanden sind, und ermöglicht das Hinzufügen neuer Abhängigkeiten über die Ansicht 'Bereich'. Diese Abhängigkeiten werden in der Ansicht 'Zeitplan' deutlich sichtbar, indem Sie auf eines der Probleme klicken, auf die es sich bezieht, und die damit verbundenen Probleme auch im Portfolio-Plan hervorheben.
Während Portfolio for JIRA Informationen zu Releases enthält, die bereits in Projekten verfügbar sind, können neue Releases auch in der Planansicht definiert werden (d. H. Auf Portfolioebene, die möglicherweise mehr als ein Projekt umfasst), und somit können projektübergreifende Releases erstellt werden. Auf diese Weise können Arbeiten zwischen verschiedenen Projekten so geplant werden, dass alle Arbeiten zu einem gemeinsamen Termin abgeschlossen werden.
Portfolio erledigt dies, indem es innerhalb jedes Projekts individuelle Releases erstellt, die mit einem gemeinsamen Zeitplan verknüpft sind.
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Portfoliomanager müssen in der Lage sein, den Fortschritt aller ihrer Teams und Projekte innerhalb eines Unternehmens schnell anzuzeigen und zu analysieren, unabhängig von der Komplexität der Organisation oder der Projekte innerhalb des Unternehmens. Portfolio for JIRA 2.0 bietet dies.
Es bietet Managern eine einzige Quelle der Wahrheit, um die effizienteste Art der Bereitstellung von Arbeit für Teams zu erarbeiten. Die größte Verbesserung mit der neuesten Version besteht darin, dass keine manuelle Synchronisierung mit JIRA-Projekten mehr erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Portfoliopläne immer eine realistische Einschätzung des Projektfortschritts und der voraussichtlichen Zeitpläne darstellen.
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Über den Autor: Dieser Gastbeitrag wurde von Mitchell Davison, Technischer Berater bei, verfasst Automatisierungsberater
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